Polityka Prywatności
← Solace

Polityka Prywatności

Aktualizacja: 9 maja 2026

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe użytkowników korzystających z usługi Solace, dostępnej pod adresem solace-studio.pl. Przetwarzamy dane zgodnie z Rozporządzeniem UE 2016/679 (RODO).

1. Administrator danych

TII HOUSE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Ateńska 8/7, 03-978 Warszawa, Polska
KRS: 0001196507 · NIP: 1133180450 · REGON: 542814763
tomasz@solace-studio.pl

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Solace możemy przetwarzać następujące dane:

  1. dane identyfikacyjne użytkownika, takie jak imię, nazwisko, nazwa firmy lub nazwa konta;
  2. dane kontaktowe użytkownika, takie jak adres e-mail, numer telefonu lub adres korespondencyjny;
  3. dane potrzebne do założenia i obsługi konta;
  4. dane dotyczące zamówień, płatności, faktur i rozliczeń;
  5. dane dotyczące voucherów, kodów promocyjnych, rabatów i kampanii marketingowych;
  6. dane adresowe odbiorców listów (imię, nazwisko, firma, adres, kod pocztowy, kraj);
  7. treść listów, wiadomości, dedykacji lub innych materiałów przygotowywanych w ramach Solace;
  8. informacje dotyczące relacji między użytkownikiem a odbiorcą listu;
  9. dane techniczne, takie jak adres IP, typ urządzenia, przeglądarki, identyfikatory cookies;
  10. dane dotyczące korzystania z usługi: aktywność w aplikacji, historia zamówień, status wysyłki;
  11. dane komunikacyjne, jeżeli kontaktujesz się z nami mailowo lub przez formularz.

Nie prosimy o podawanie szczególnych kategorii danych osobowych (zdrowie, poglądy polityczne, religia, orientacja seksualna itp.). Jeżeli użytkownik samodzielnie umieści takie informacje w treści listu, będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Świadczenie usługi Solace

Przetwarzamy dane, aby umożliwić korzystanie z Solace: założenie konta, logowanie, składanie zamówień, przygotowywanie listów i obsługę użytkownika. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

3.2. Przygotowanie i personalizacja listów

Przetwarzamy dane podane przez użytkownika (treść wiadomości, informacje o odbiorcy, kontekst) w celu przygotowania, edycji i personalizacji listu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dla danych osób trzecich — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.3. Wysyłka fizycznych listów

Przetwarzamy dane adresowe odbiorców w celu przygotowania, wydrukowania, nadania i doręczenia korespondencji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

3.4. Obsługa płatności, rozliczeń i promocji

Przetwarzamy dane niezbędne do obsługi płatności, faktur, księgowości, voucherów i kodów promocyjnych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO.

3.5. Kontakt z użytkownikiem

Przetwarzamy dane, aby odpowiadać na wiadomości, pytania, zgłoszenia i reklamacje. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).

3.6. Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

Przetwarzamy dane techniczne i logi w celu zapewnienia bezpieczeństwa usługi, wykrywania błędów i zapobiegania nadużyciom. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.7. Analityka i rozwój produktu

Możemy analizować sposób korzystania z Solace w celu ulepszania usługi i mierzenia skuteczności kampanii. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub zgoda użytkownika.

3.8. Marketing własny

Możemy informować o Solace, nowych funkcjach i ofertach, jeżeli użytkownik wyraził zgodę lub pozwalają na to przepisy. Nie wykorzystujemy danych odbiorców listów do marketingu własnego. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO.

4. Dane odbiorców wskazanych przez użytkownika

Użytkownik, który podaje dane osoby trzeciej jako odbiorcy listu, powinien mieć podstawę do ich użycia i upewnić się, że nie narusza praw tej osoby. Dane odbiorcy są wykorzystywane wyłącznie w celu realizacji wysyłki. Nie tworzymy marketingowej bazy odbiorców listów.

5. Korzystanie z narzędzi AI

Solace może wykorzystywać narzędzia AI (m.in. OpenAI, Anthropic, Google) do przygotowywania i personalizacji treści listów. Dane przekazywane do narzędzi AI ograniczamy do zakresu niezbędnego do wykonania usługi.

6. Pliki cookies i podobne technologie

Solace może wykorzystywać pliki cookies w celu:

  1. zapewnienia prawidłowego działania strony lub aplikacji;
  2. utrzymania sesji użytkownika;
  3. zapamiętywania preferencji;
  4. analizy sposobu korzystania z usługi;
  5. poprawy bezpieczeństwa;
  6. prowadzenia działań marketingowych (za zgodą użytkownika).

W ramach Solace korzystamy m.in. z: Google Analytics, PostHog, Loops.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym świadczenie Solace, m.in.:

  1. dostawcom hostingu i infrastruktury chmurowej;
  2. dostawcom narzędzi analitycznych i AI;
  3. dostawcom systemów płatności;
  4. drukarniom i podmiotom przygotowującym korespondencję do wysyłki;
  5. operatorom pocztowym i firmom kurierskim;
  6. kancelariom prawnym, doradcom podatkowym i księgowym;
  7. organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Niektóre narzędzia mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. w USA). Dbamy o to, aby odbywało się to zgodnie z RODO — na podstawie standardowych klauzul umownych lub decyzji Komisji Europejskiej. Dotyczy to m.in.: OpenAI, Google, Stripe, AWS, Vercel, Supabase, Resend.

9. Okres przechowywania danych

  1. dane konta — przez czas korzystania z Solace;
  2. dane zamówień — przez czas realizacji i okres potrzebny do obsługi reklamacji lub roszczeń;
  3. dane adresowe odbiorców — do 12 miesięcy od realizacji wysyłki;
  4. treść listów — do 90 dni od realizacji wysyłki (lub krócej, jeśli użytkownik wcześniej usunie);
  5. dane księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami prawa;
  6. dane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania.

10. Twoje prawa

Masz prawo do:

  1. dostępu do swoich danych;
  2. sprostowania danych;
  3. usunięcia danych;
  4. ograniczenia przetwarzania;
  5. przenoszenia danych;
  6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
  7. wycofania zgody w dowolnym momencie;
  8. wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się: tomasz@solace-studio.pl

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, autoryzację użytkowników, tworzenie kopii zapasowych oraz monitorowanie bezpieczeństwa systemu.

12. Dane dzieci

Solace jest przeznaczone wyłącznie dla osób pełnoletnich. Nie zbieramy świadomie danych dzieci poniżej 18 roku życia.

13. Zmiany Polityki prywatności

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę. Nowa wersja będzie publikowana pod adresem: solace-studio.pl/polityka-prywatnosci